De kosten voor software en cloud diensten groeien elk jaar. Vorig jaar heeft Microsoft bijvoorbeeld de prijzen van verschillende Microsoft365 abonnementen met 11% verhoogd. Ook ander publishers verhogen jaarlijks hun prijzen. Vaak onder het mom van inflatiecorrectie.
Dit heeft een directe invloed op het IT-budget van jouw organisatie. Om gelijke tred te houden met deze verhogingen zal ook jouw IT-budget verhoogd moeten worden. Veel organisaties zijn zich niet bewust dat hier ook anders naar gekeken kan worden.
Waarde voor jouw bedrijf
Welke waarde levert de oplossing voor jouw bedrijf? Weet je welke bedrijfsprocessen mogelijk gemaakt worden door de software? Als je dit weet kun je inschatten wat de waarde van de oplossingen is voor jouw bedrijf.
Rationalisatie
Verder kan je onderzoeken of het gebruik van software en cloud diensten kunt gaan concentreren, rationaliseren wordt dat genoemd. Het doel is dan om minder verschillende software en diensten te gebruiken. Dit maakt het beheer goedkoper, en uitwisseling van gegevens eenvoudiger. Ook zorgt het voor een betere onderhandelingspositie omdat je grotere aantallen van de software of dienst afneemt.
Adoptie
Wat we vaak zien is dat maar een klein deel van de functionaliteiten van software wordt gebruikt. Dit was al zo in de tijd dat alle software lokaal geïnstalleerd was, maar is nu nog steeds actueel. Bedenk maar eens hoeveel opties er in Microsoft Word zitten, en hoe weinig hiervan je eigenlijk gebruikt.
Hetzelfde geldt voor cloud/applicatie bundels. Binnen bijvoorbeeld Microsoft365 E3 zitten vele verschillende programma’s. Het merendeel van de organisaties gebruikt slechts een klein gedeelte hiervan. Door te meten welke bundels niet in gebruik zijn, en vervolgens te onderzoeken of het waarde oplevert om ze wel te gaan gebruiken, haal je meer waarde uit de oplossingen. Regelmatig kan nadere software dan worden uitgeschakeld.
Training
Veel mensen gebruiken slechts de basis functionaliteiten van (cloud)software. Door een training aan te bieden kun je ervoor zorgen dat mensen beter bekend worden met de oplossing. Dat draagt veelal bij aan een hogere productiviteit.
Optimalisatie
Een andere manier om de (relatieve) waarde van software en diensten te verhogen, is door de kosten te verlagen. In veel gevallen is de keuze voor een bepaald abonnement of licentie ooit gemaakt en wordt dit gedachteloos vastgehouden. Het komt regelmatig voor dat er goedkopere bundels op de markt zijn gekomen, of dat er andere manieren zijn om met minder of met goedkopere licenties af te kunnen. Dit zijn specialistische uitzoek klussen, maar ze kunnen veel geld besparen.
Onderhandelingen
Door de bovenstaande stappen uit te voeren verbeter je jouw onderhandel positie. Je weet nu precies wat je nodig hebt. Je hebt minder verschillende oplossingen nodig, maar wel hogere aantallen per soort. Ook weet je in welke mate je de oplossingen gebruikt.
Dit alles leidt tot een sterkere onderhandel positie waardoor resultaat van de onderhandelingen nog beter zal zijn.
